情况说明是指用简明扼要的语言，把事情的来龙去脉恰如其分的表达出来。通常是由下属跟上级说明情况，那怎样的情况说明才算合格呢？

情况说明格式
1、标题
标题要表示出是什么类型的情况说明。
2、抬头部分
这里就是称谓了，称谓的话，如果是员工说明，可以写某某领导，如果是下级部门向上级说明，可以写上级部门的名称。
3、主体
主体部分就是要说明事情的来龙去脉了，一定要用简明扼要的语句来呈现。
4、落款
就是提交人了，当然也可以是某某部门。
5、日期



范文一
学生证收回说明
____：　　
我已于____年____月在________师范大学顺利毕业，并取得毕业证书。就读期间办理的学生证在毕业前已由________师范大学统一收回，故现在只能提供毕业证复印件，无法再提供学生证原件。
特此说明。
说明人：________
____年____月____日

范文二
出口退税说明
____税务局：
我单位____________（税号____）于____年____月成立，是注册在________的商业（工业）企业，法人____________。
我单位自成立至今，通过各方面努力，欲与国外企业进行业务往来，目前主要以进口（出口）________为主，并有其他________业务。
根据规定，我单位已在工商部门，市外经贸委以及海关部门备案完毕，请领导批准我出口退税认定事项。
此致
敬礼
____________单位
____年____月____日

范文三
个人违约情况说明
尊敬的领导：
您好，我是____学院____专业的________。我在2013年4月3日与公司________________________签订了“毕业生就业协议”，后因_____________公司不能解决户口、档案问题以及工资不能达到个人期望要求，其次在福利待遇方面也没有显示出国企的优势，考虑到家庭因素及个人在固定地点长期发展的因素，经本人与公司协商，于2013年4月9日一致同意解除毕业生就业协议，协议作废，并开据解约函，同意乙方违约。
现在，已经拿到公司________________的应届毕业生录用证明，接受本人之前与“____________”违约的决定并同意与我签订毕业生就业协议。
说明人：___________
____年____月____日